Fatturazione Elettronica: il momento per pensarci è adesso!

Siamo agli sgoccioli: tra poco più di due mesi dovremo essere in grado di emettere e, soprattutto, ricevere fatture in formato .xml. Occorre dunque pensare, da subito, a sistemi adeguati, efficienti, collaudati: il rischio di non riuscire a svolgere le attività di gestione della fatturazione è molto alto.

Dopo 8 convegni, più di 300 aziende partecipanti e un paio di decine analizzate, incontri con una dozzina di studi di commercialisti, numerosi incontri, mesi di analisi, confronti e riflessioni una cosa è ormai chiara: la questione Fatturazione Elettronica è enormemente sottovaluta!

Abbiamo registrato molte posizioni diverse e molte obiezioni che, vi confesso, mi lasciano almeno perplesso, e che riporto di seguito.

Obiezione 1: Ci penserà il mio commercialista.

Ma il vostro commercialista lo sa? Spesso questa è una posizione di chi non vuole affrontare il problema. Ora tralasciando il fatto che l della a gestione della fatturazione dovrebbe essere sotto il pieno controllo di una azienda, sono pochi i professionisti che hanno intenzione e sono in grado di gestire emissione, ricezione, controllo delle PEC, gestione delle notifiche di scarto, rifiuto, accettazione ecc. per tutti i loro clienti, senza dover ricorrere alla creazione di un’apposita struttura

Obiezione 2: C’è ancora tempo, ci penserò a dicembre o a gennaio.

Questo atteggiamento può nascere da due convinzioni: la prima è che ci possa essere una proroga; la seconda è che basti dotarsi di una qualche soluzione software ed il gioco è fatto.

Nel mondo reale però al momento non è prevista alcuna proroga e in secondo luogo è del tutto evidente che chi pensa di attivare all’ultimo una qualsiasi soluzione software non ha ben chiaro che mettere mano a dei processi semplici ma fondamentali in modo superficiale rischia di arrecare gravi danni a chi lo fà. Se non emetto fattura non vengo pagato, se non ricevo le fatture non posso detrarre l’IVA; arrivare tardi ed assumere una decisione affrettata rischia di far scegliere una soluzione inadeguata, con conseguenze anche gravi.

Con una soluzione edeguata, invece, produrre, inviare o ricevere e conservare digitalmente una fattura elettronica sarà più semplice di quanto fatto fino ad oggi.

Ultimo aggiornamento dal mondo reale: per attivare ed implementare le soluzioni, i fornitori di software hanno oramai i tempi contingentati ed esiste il rischio di arrivare troppo tardi da non riuscire ad avere la soluzione in casa in tempo utile. Già alcune case software hanno comunicato che, per le richieste del mese di novembre potrebbero non essere in grado di assicurare l’operatività dei clienti dal 1 gennaio 2019.

  1. Ci sono a disposizione la soluzione di fatturazione del ministero

Questa è parzialmente legata alla precedente. E’ vero, esistono gli strumenti gratuiti dell’AdE (o se ne trovano in rete) ma, utilizzare gli strumenti gratuiti, o anche soluzioni a basso costo significa affrontare da soli la generazione dell’xml, le validazioni file, le firme digitali, upload di file, controllo pec, accettazioni, rifiuti, ecc.: un lavoro di proporzioni titaniche.

E le fatture ricevute? Può sembrare una cosa banale ma ricevere una fattura elettronica non è esattamente come riceverne una cartacea o testuale via email. L’alternativa sarebbe quella di recuperare una ad una le fatture dalle PEC operazione tutt’altro che facile. Poi vanno registrate ed archiviate ma solo dopo averle naturalmente “tradotte” da XML in un formato leggibile (pdf o foglio di stile).

  1. C’è a disposizione la soluzione di Conservazione dell’AdE  

E poi c’è la questione della conservazione digitale. Conservare Digitalmente, a norma, non significa salvare in casa, su hard disk o altro, le fatture; anche la soluzione della AdE non assicura di essere in regola con le numerose e complesse normative al riguardo. Alla fine del processo poi, coloro che non conserveranno le fatture lasciando che l’obbligo si intenda assolto dall’Agenzia e che i documenti eventualmente opponibili siano solo in mano ad essa, di fatto stanno affidando alla controparte, in caso di contenzioso, la conservazione dei documenti che possono dimostrare le proprie ragioni.

In conclusione, se non volete che una opportunità si trasformi in un incubo, affidatevi ad una soluzione che possa offrire garanzie di adeguatezza, affidabilità, competenza con soluzioni collaudate.

La scelta di strumenti avanzati ed integrati farà la differenza tra affrontare la situazione in serenità o vivere in un delirio.

Per te, che vuoi affrontare il problema e prendere una decisione consapevole, abbiamo predisposto un breve test, GRATUITO, al termine del quali potrai sapere qual'è il tipo di soluzione più adatta alle tue esigenze.

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